Hur verifierar man sitt företag hos myPOS?

myPOS är ett certifierat finansinstitut inom EU och Storbritannien, och måste därför efterfölja EU:s regelverk om penningtvätt och så kallade "verkliga huvudmän". Precis som svenska banker, så måste myPOS enligt detta regelverk ha god kunskap om sina kunder för att få inleda en affärsrelation. De senaste åren har reglerna kring penningtvätt inom EU blivit ännu hårdare, och myPOS har därför infört ett system för verfiering av sina kunder som skall göra det möjligt att verifiera sin identitet och sitt företag direkt hemifrån på ett smidigt sätt.

Alla myPOS-kunder verifierar numera sin personliga identitet genom att scanna sitt körkort, pass eller nationella ID-kort med kameran på sin mobiltelefon, direkt i myPOS-appen.

Efter att ID-handlingen har scannats så kommer myPOS-kontot att öppnas upp, och vissa funktioner blir direkt tillgängliga, t.ex. möjligheten att aktivera sin kortterminal och sitt Visa-/Mastercard-kort. För att kunna börja ta emot kortbetalningar måste även företaget verifieras, vilket görs genom att skicka in några kompletterande dokument i efterhand. Vilka dokument som behöver skickas in beror på bolagsformen (enskild firma, aktiebolag, handelsbolag, förening, osv). Man får även ett mejl med vilka dokument som myPOS behöver för att kunna verifiera företaget.

Nedan hittar ni en lista över dokument som vanligtvis behövs beroende på vilken bolagsform ni har. Kom ihåg att ni även får ett mejl med exakt vilka dokument som myPOS kräver. Efter att man skickat in sina dokument dröjer det normalt 1-3 dagar innan kontot blir verifierat. Ibland har myPOS högre tryck på sin verifieringsavdelning, vilket kan leda till längre granskningstider för era dokument. När kontot väl verifierats kan man börja ta emot kortbetalningar på en gång. Om dokumenten av någon anledning inte godkändes så återkommer myPOS till dig med vad som behöver ändras. Tveka inte att kontakta oss om ni har några frågor om detta.

Alla bolagsformer

1. Oavsett bolagsform så efterfrågar myPOS alltid en hemräkning ("utility bill") för att intyga ägarens/ägarnas hemadress. Enligt regelverket måste räkningen vara knuten till adressen, och vi rekommenderar därför att man använder en elräkning, vattenräkning, fast telefoni, eller bredbandsräkning. Ägarens namn och hemadress måste framgå på denna räkning (företagets namn behöver inte framgå på räkningen). Om man inte har någon räkning så godtas även ett utdrag från banken där ägarens namn och hemadress framgår. Dokumentet får vara högst 3 månader gammalt.

2. Om företaget (speciellt aktiebolag, handelsbolag och kommanditbolag) har andra ägare än personen som registrerade kontot (och scannade sin ID-handling), så måste dessa ytterligare ägare ladda upp sin ID-handling (körkort, pass eller nationellt ID-kort). Endast ägare med 25% eller mer ägarskap i bolaget behöver skicka in sin ID-handling. Kom ihåg att skanna båda sidor när ni laddar upp dokumentet och kom ihåg att dessa ytterligare ägare även behöver ladda upp en hemräkning med sin adress.

För föreningar och stiftelser varierar kravet på ID-handling. Ibland efterfrågas ID-handling på ledande personer i föreningen, t.ex. ordförande, sekreterare, kassör, mm. Genom åren har det blivit svårare och svårare för föreningar rent allmänt att registrera sig och använda myPOS.

3. Ofta brukar myPOS efterfråga någon form av intyg på bolagets verksamhet. Det kan t.ex. handla om en länk till företagets hemsida eller Facebook-sida (eller andra sociala medier), eller en kort beskrivning av vad företaget sysslar med.

Enskild firma

Enskilda firmor är den enklaste företagsformen att verifiera hos myPOS. Vanligtvis krävs enbart att personen genomför scanningen av sitt pass/ID-kort i myPOS-appen, och sedan laddar upp sin hemräkning och ett registreringsbevis eller F-skattsedel för sitt företag. Räkning och registreringsbevis/F-skattsedel får vara högst 3 månader gamla.

Aktiebolag (AB)

Utöver ovanstående dokument som alla bolagsformer behöver skicka in, så brukar aktiebolag behöva tillhandahålla följande dokument:

1. Aktiebok där ägarskapet i bolaget framgår. Om man inte redan har en aktiebok (eller motsvarande) där ägarskapet av bolagets aktier framgår, så kan man snabbt skriva en egen aktiebok med hjälp av Bolagsverkets mall som finns att ladda ner här.

2. Registreringsbevis, högst 3 månader gammalt. Om man inte redan har ett registreringsbevis för sin firma kan man ladda ner ett gratis på Bolagsverkets hemsida/app via denna länk.

3. Sedan 2021 har myPOS i vissa fall börjat efterfråga ID-handling och hemräkning på suppleant i styrelsen för aktiebolag. Detta beror på myPOS:s tolkning av regelverket, som innebär att medlemmar i styrelsen måste identifieras. Det är möjligt att myPOS i framtiden kommer att omvärdera denna tolkning och sluta begära uppgifter från suppleanter, men om de i ert fall begär uppgifter från suppleant så måste man helt enkelt skicka in dessa uppgifter för att kunna slutföra verifieringen av företaget.

Handelsbolag (HB) & kommanditbolag (KB)

Utöver ovanstående dokument som alla bolagsformer behöver skicka in, så brukar handels- och kommanditbolag behöva tillhandahålla följande dokument:

1. Registreringsbevis, högst 3 månader gammalt. Om man inte redan har ett registreringsbevis för sin firma kan man ladda ner ett gratis med hjälp av Bolagsverkets app på denna länk.

Föreningar & stiftelser

På grund av ett strängare EU-regelverk så är det inte längre säkert att alla föreningar och stiftelser kan använda myPOS. Kravet för föreningar och stiftelser varierar, och det kan ibland vara lite knepigt att få en förening eller stiftelse verifierad, men vanligtvis efterfrågas följande dokument:

1. Registreringsbevis eller annat intyg på organisationens registrering/existens.

2. Andra intyg på organisationens verksamhet, t.ex. hemsida, stadgar, mm.

3. ID-handling (körkort/pass/nationellt ID-kort) och hemräkning på "juridiska representanter" för organisationen, vilket vanligtvis innefattar ordförande, sekreterare, kassör, mm.

4. Protokoll från det senaste mötet i föreningen.

Hur skickar jag in kompletterande dokument till myPOS?

Kompletterande dokument kan laddas upp direkt från ert myPOS-konto genom att logga in via hemsidan, eller via myPOS-appen på din mobil eller surfplatta. Om ni inte direkt möts av en ruta där dokumenten kan laddas upp inne på hemsidan, så kan ni klicka på ert företagsnamn/logotyp och välja "Dokument". Kontakta gärna butikskassa.com om ni behöver hjälp med detta eller är osäkra på vad som skall skickas in.