Kassaregister 2027 – nya krav & vad det innebär för din verksamhet

Varför införs nya krav på kassaregister?

De nya reglerna är ett led i att förbättra säkerheten, förenkla administrationen och minska risken för fusk inom kontanthandeln. Genom att införa standardiserade format som XML för journalminnen och stärka kraven på kontrollsystem kan Skatteverket lättare granska och säkerställa att korrekt information registreras och rapporteras.

De nya kraven – vad måste ditt kassaregister uppfylla?

Här går vi igenom de viktigaste förändringarna och vad de innebär för din verksamhet:

1. Journalminne i XML-format

Från och med 2027 måste kassaregister med journalminne kunna exportera registreringar i XML-format. Detta gör det enklare att standardisera datahantering och möjliggör snabbare kontroller av Skatteverket. Om ditt nuvarande kassaregister inte stödjer denna funktion måste det uppgraderas eller bytas ut.

2. Kontrollenhet eller kontrollsystem

Kassaregister ska innehålla en kontrollenhet eller ett kontrollsystem som säkerställer att all registrerad information lagras säkert och skyddas mot manipulation. Det är också viktigt att systemet kan verifiera att alla transaktioner registreras korrekt.

3. Kundkvitton

Alla försäljningar som registreras i kassaregistret ska resultera i ett kvitto som erbjuds kunden, oavsett om betalningen sker kontant, med kort eller via Swish.

4. Rapportering av avbrott och fel

Vid tekniska problem med kassaregistret, såsom avbrott eller felaktigheter, ska detta dokumenteras och anmälas till Skatteverket omgående. Det är viktigt att ha rutiner på plats för att hantera sådana situationer.

Företag som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning, kortbetalning eller elektroniska betalningar omfattas av skyldigheten att använda ett godkänt kassaregister. Detta inkluderar allt från detaljhandeln till restauranger och tjänsteföretag som hanterar direktbetalningar från kunder.

Undantag: Vissa företag och verksamheter omfattas inte av kassaregisterlagen, till exempel de som har en mycket begränsad omsättning eller bedrivs sporadiskt. 

Hur förbereder du ditt företag?

1. Kontrollera ditt nuvarande kassaregister

Ta reda på om ditt nuvarande kassaregister redan uppfyller de nya kraven. Detta kan du göra genom att kontakta din leverantör och be om en verifiering. Om systemet inte uppfyller kraven behöver du se över möjligheten att uppgradera eller byta ut det.

2. Planera för en uppgradering

Om ditt kassaregister saknar stöd för XML-format eller en kontrollenhet är det viktigt att påbörja uppgraderingsprocessen i god tid. Det kan ta tid att implementera nya system och utbilda personalen i hur de ska användas.

3. Anmäl ändringar till Skatteverket

Vid större förändringar, som byte av kassaregister eller systemuppgradering, är du skyldig att anmäla detta till Skatteverket inom två veckor.

4. Utbilda personalen

Se till att din personal är väl insatt i hur det nya kassasystemet fungerar och vad som gäller enligt de nya reglerna. Detta minimerar risken för fel och säkerställer att allt hanteras korrekt.

Konsekvenser vid bristande efterlevnad

Om ditt företag inte uppfyller de nya kraven kan det resultera i böter eller andra sanktioner från Skatteverket. Det är därför viktigt att agera i tid för att säkerställa att din verksamhet är compliant när de nya reglerna träder i kraft. 

Fördelar med de nya reglerna

• Bättre kontroll: Standardisering och säker lagring av data minskar risken för fel och fusk.
• Effektivitet: XML-formatet förenklar hanteringen av journaldata för både företag och Skatteverket.
• Trygghet: Kontrollsystem ger ökad säkerhet för både kunder och företagare. 

Vi hjälper dig anpassa ditt kassaregister

Vi på Butikskassa.com har lång erfarenhet av att leverera moderna kassaregisterlösningar. Oavsett om du behöver uppgradera ett befintligt system eller skaffa ett helt nytt hjälper vi dig att hitta rätt lösning som uppfyller kraven för 2027.

Kontakta oss idag för en kostnadsfri rådgivning och låt oss hjälpa dig att förbereda ditt företag inför framtiden.