Varför behöver man ett brandklassat dokumentskåp?

Brandklassade dokumentskåp är byggda för att skydda papper mot brand. Ett brandklassat dokumentskåp kan ses som en slags försäkring för att verksamheten ska kunna återupptas så snabbt som möjligt ifall arbetsplatsen drabbas av brand.

En brand utvecklas snabbt

Av naturliga skäl är det störst risk att arbetsplatsen drabbas av en förödande eldsvåda på natten. Eller rättare sagt – om brand bryter ut på natten finns kanske ingen på plats som kan reagera i tid och släcka. Om det börjar brinna blir händelseförloppet ofta snabbt. I normala fall tar det inte mer än tre till fyra minuter innan en brand har utvecklats fullt ut. Skulle arbetsplatsen råka ut för en sådan brand kommer pärmar och dokument med stor sannolikhet att förstöras.

Eldsvåda – ett hot mot verksamheten

De flesta arbetsplatser använder idag datorer och har en stor del av sin dokumenthantering i elektroniskt format. Likväl är vi ännu inte helt framme vid det papperslösa samhället. Många kontor använder dagligen dokument i pappersformat. Detta gäller i allra högsta grad för myndigheter och företag som hanterar ansökningshandlingar, dokumentation, reklamationer, bokföring och liknande dokument. Ibland används anteckningar, skisser, ritningar och liknande material i den dagliga verksamheten.

Tyvärr är det lätt hänt att bortse från vilka katastrofala konsekvenser en brand kan få för verksamheten. Den materiella skadan på kontor och inredning kan man försäkra sig mot. Att inte kunna använda lokalerna innebär ett avbrott som givetvis kan bli kostsamt. Om arbetsplatsen till råga på allt går miste om värdefull dokumentation och arbetsdokument kan konsekvenserna bli långt värre. Handlingar som försvinner är inte bara ett direkt ekonomiskt hot. Om verksamheten på grund av att dokument förstörts inte kan fullfölja sina affärsmässiga åtaganden eller lagliga skyldigheter kan det få långtgående konsekvenser för verksamheten.

Dagens kontor har betydligt mindre behov av säker pappershantering än för ett tiotal år sedan. Ändå kan de flesta kontor inte säga att de är helt papperslösa. Förr behövde arbetsplatser ofta flera skrymmande brandklassade dokumentskåp. Nu räcker det många gånger med ett enda brandklassat skåp som dessutom inte sällan är utformat för att lätt smälta in i kontorsmiljön.

Större krav på vissa arbetsplatser

Enligt svensk lag ska arkiveringen av räkenskapsinformation göras på ett betryggande sätt i sju år. I normala fall finns inget rättsligt krav på att räkenskapsinformationen ska förvaras i ett brandsäkert skåp. Ifall det finns förhöjd risk för brand är företaget däremot skyldigt att se till så att arkivet är skyddat i händelse av brand. En bedömning görs från fall till fall men vissa former av industrilokaler förutsätts ha extra brandskydd för arkiveringen med hjälp av brandklassade skåp.

Olika typer av brandsäkra dokumentskåp

Ett brandskyddat dokumentskåp är ett skåp som uppfyller kraven för brandklass 60P eller högre enligt NT Fire. Numret anger hur många minuter dokumentskåpet ska klara en fullutvecklad brand med temperatur på 1 000 grader. För att avgöra om dokumentskåpet klarar testet får temperaturen i dokumentskåpet inte överstiga 170 grader under testperioden. Det ger en god marginal till den temperatur på 218 – 246 grader vid vilken papper självantänds.

De vanligaste brandklasserna är:

• 60P: 60 minuter brandskydd. Denna typ av brandklass räcker i de flesta fall. Även om en eldsvåda kan pågå mycket längre än 60 minuter har eldhärden sällan full intensitet på en och samma plats i mer än 10 till 15 minuter.
• 90P: Brandskydd i 90 minuter. Väljs för verksamheter som kräver ett lite bättre brandskydd, t.ex. om det finns brandfarliga material i fastigheten.
• 120P: Brandskydd i 120 minuter. Dessa skåp har mycket tjocka väggar och väger mer än övriga brandklassade dokumentskåp. För de flesta verksamheter ger 120P långt bättre skydd än vad som egentligen behövs.

Dessutom brukar vissa brandsäkra dokumentskåp falltestas. Då släpps skåpet från 4 till 9 meters höjd. För att klara falltestet ska skåpet vara tätt även efter fallet.

Tänk på att det finns särskilda brandklasser för datamediaskåp, det vill säga skåp som är byggda för att skydda CD, DVD och USB-minnen. Dessa klassificeras som 60D, 90D eller 120D. För datamediaskåp är kravet på maxtemperatur i skåpet 70 grader istället för 170 grader. Det finns även ännu kraftfullare datamediaskåp för att skydda magnetband och fotonegativ. Sådana skåp är byggda för att ej överstiga 30 grader, men är väldigt ovanliga hos privatpersoner och företag, och används framförallt av myndigheter.

OBS! Förväxla inte brandsäkra dokumentskåp med brandsäkra kassaskåp. Ett dokumentskåp med brandskydd är byggt för att klara brand men har inte ett fullgott skydd mot inbrott. Därför ska du inte förvara värdepapper eller sekretessbelagda handlingar i ett vanligt brandsäkert dokumentskåp. Läs mer om våra brandsäkra och inbrottsklassade kassaskåp.

Ett gammalt dokumentskåp kan vara otillräckligt

Dokumentskåp föråldras med tiden. Om det inte finns några krav på att skåpet ska tåla brand kanske det inte gör så mycket. Annat är det för brandklassade dokumentskåp. Vill du ha ett fullgott skydd för dina dokument bör du se till att inte ha ett allt för gammalt dokumentskåp. Det som händer är att isolermaterialet som finns till för att skydda mot eld och värme förändras med tiden och då minskar brandskyddet.

Ett äldre skåp kan visst klara en brand bra, men risken finns att det inte gör det. Eftersom själva syftet med brandskyddade dokumentskåp är att minska risken att dina dokument förstörs bör du därför undvika äldre skåp.

Vad är gammalt? Det är svårt att svara på, men om skåpet är äldre än 20 till 25 år är det nog dags att köpa ett nytt. Vi avråder från att köpa begagnade brandklassade dokumentskåp eftersom det kan vara svårt att bedöma skåpets skick. Brandskyddet sitter nämligen i isoleringen och den är inte synlig från utsidan.